Niets zo vervelend als een klant die jouw factuur niet op de vervaldag heeft betaald.

Hoe ga je nu juridisch correct deze klant vragen om de factuur te betalen?


1. Herinnering of rappel

De eerste stap is eigenlijk vanuit commercieel oogpunt ook de meest vriendelijke.
Je vraagt je klant of die vergeten is jouw factuur te betalen, ook al is deze al voorbij de vervaldag en herinnert hem of haar nog even aan jouw factuur.


Wacht hier niet te lang mee. Ideaal is het om één tot twee dagen na de vervaldag een automatische herinnering uit te sturen en even telefonisch contact op te nemen met de klant.

Deze eerste herinnering hoef je nog niet aangetekend te gaan versturen. Dit komt anders, vooral bij vergetelheid van de betaling, niet echt zo commercieel over.

Geef de klant duidelijke instructies over wanneer de betaling uiterlijk moet binnen zijn.

bijvoorbeeld .... gelieve dit bedrag binnen de 5 werkdagen op onze bankrekening ..... te storten.


Komt er op de eerste herinnering geen reactie, dan is een tweede herinnering (waarbij je naar de eerste ook verwijst) aangewezen.

Wacht ook hier geen maanden , maar doe dit binnen de 14 dagen na vervaldag.

2. Aanmaning of ingebrekestelling.

Als na de eerste en tweede herinnering nog steeds geen betaling volgt, dat mag je het 'commercieel' blijven echt wel aan de kant schuiven.
Je stuurt de klant nu een aangetekende aanmaning (ingebrekestelling), best ook met een bewijs van afgifte door de post.

Let op , krijg je de aangetekende zending terug wegens 'niet afgehaald', laat de enveloppe dan zeker ongeopend zodat je in de rechtbank ook echt kan aantonen dat jouw aanmaning in de enveloppe zat.

Inhoudelijke tips:

  • Vermeld duidelijk dat dit een ingebrekestelling of aanmaning is.
  • Vermeld het woordje AANGETEKEND
  • Verwijs naar je eerdere herinnering(en) en vermeld dat ondanks deze nog geen betaling heeft plaatsgevonden
  • Vraag om een onmiddellijke betaling 
  • Laat weten welke interesten en eventuele schadevergoeding moet betaald worden en verwijs hierbij naar de algemene voorwaarden
  • Stel de klant officieel in gebreke voor de niet-betaling.
  • Geef aan dat je bij niet betaling een volgende stap zal nemen: advocaat , incasso,...en dat de klant de kosten hiervan zal aangerekend krijgen.

​Wat is het belang hiervan?

  • ​je hebt een bewijs van jouw vraag tot betaling, mocht het ooit tot een rechtszaak komen
  • vanaf het versturen van de aangetekende aanmaning kunnen de nalatigheidsinteresten beginnen te lopen, tenzij je in jouw algemene voorwaarden hebt opgenomen dat deze interesten 'van rechtswege en zonder voorafgaandelijke ingebrekestelling' zullen starten.

Wacht ook hier niet te lang, ten laatste 14 dagen na de extra betalingstermijn die je in de herinnering hebt gegeven.

3. Incasso, deurwaarder, advocaat

Als de herinneringen en aanmaning nog niet het gewenste effect hebben, dan is het vaak aangewezen om een derde partij in te schakelen zoals een advocaat, een incassobureau of een deurwaarder.

Deze zetten vooral extra druk op de ketel.  Zij kunnen eventueel onderhandelen over afbetalingsplannen of indien nodig naar een rechtbank stappen.

Informeer vooraf goed over de kostprijs, zodat je de afweging kan maken met het openstaand bedrag dat jouw klant bij jou heeft.




Pin It on Pinterest