Ik krijg wel eens de vraag of Yuki, de boekhoudsoftware waar mee ik werk bij BoekhouderOnline, dé ideale tool is om samen te werken met ondernemers.

Mijn antwoord is dan een beetje tweedelig.

Want ik ben heel enthousiast over Yuki software.

Yuki maakt het voor ondernemers mogelijk om hun boekhouding op elk moment van de dag , waarop zij dat willen aan te leveren aan mij.

Ik heb dan aan de andere kant de mogelijkheid om van eender waar of wanneer aan de slag te gaan om die boekhouding te verwerken. 

Geen gedoe met mappen die gebracht en gehaald moeten worden.


Maar alles start bij het eerste punt van de samenwerking : het regelmatig aanleveren van documenten in de boekhouding.

Wanneer dat niet gebeurt of in het verleden niet gebeurd is, dan start de samenwerking wankel en blijft het bijwerken van de boekhouding langs twee kanten veel arbeidsintensiever dan nodig.

In Yuki koppelen we namelijk de zakelijke bankrekening ook aan de boekhouding . Dat is heel erg handig. Elke betaling die op de bankrekening komt of er af gaat, is even later ook zichtbaar in Yuki.

Yuki geeft met andere woorden meteen al een reminder aan de ondernemer om het bijhorende document (factuur of ticketje) ook aan te leveren in de boekhouding.

Doet de ondernemer dat stipt, dan is diens lijstje met 'aan te leveren documenten' telkens aangevuld met de recente verrichtingen en zullen de aangeleverde documenten door mij verwerkt worden en gelinkt aan de recente verrichtingen zodat die weer uit het lijstje verdwijnen. Yuki geeft dan de melding dat 'happiness back in business' is en dat is uiteraard een heel fijne boodschap.

Zitten er echter in dat lijstje nog onopgeloste zaken van enkele maanden of jaren geleden, dan krijgt zowel de ondernemer als ikzelf telkens al die oude zaken weer te zien bij het verwerken en bijwerken van de boekhouding.


Ik vergelijk het altijd met een , voor mij toch, wekelijks terugkerend huishoudtaakje:  de sokken vouwen.

Met 3 huisgenoten draait mijn wasmachine zowat elke dag. Bij het sorteren van was en strijk heb ik dan ook een mandje in mijn waskamer staat waar ik tussendoor de gewassen sokken in deponeer om daar vervolgens eens op een vast moment netjes 'paartjes' van te maken.

Je ziet het al voor je:  volle wasmand leeggoten op de tafel en dan netjes dezelfde kleurtjes & logo's verzamelen. Aan het eind van het sorteermomentje heb ik wellicht ook enkele eenzame sokken die geen partner hebben gevonden. Die belanden dan weer in de mand en de komende week herhaalt zich dat proces.

Wanneer ik van die 'eenzame' sokken nu nooit ga zoeken naar hun partner of ze weggooi, zal ik elke week weer diezelfde sokken in mijn sorteerproces tegenkomen en telkens weer energie en tijd stoppen om tussen de andere sokken naar hun tweede versie op zoek te gaan. 


De eenzame sokken zijn in de boekhouding de betalingen waar geen factuur voor in de boekhouding werd aangeleverd. Elke keer wanneer de ondernemer in Yuki het lijstje opent met aan te leveren documenten, zullen die in het lijstje verschijnen. En elke keer weer zal de ondernemer in zijn of haar geheugen op zoek moeten gaan naar wat er nu weer precies mee aan de hand was. In tegenstelling tot de eenzame sokken mag je die verrichtingen in je boekhouding niet zomaar weggooien maar moet je daar een verantwoordingsdocument voor hebben. Een goed georganiseerde ondernemer heeft mogelijk al een lijstje liggen met wat informatie over die openstaande zaken maar ze blijven wel telkens energie vragen, maar opnieuw moet er echt ook een actie gebeuren.

En zo is dat ook langs mijn kant. Elke dag verwerk ik alle documenten die door alle ondernemers worden aangeleverd. Daarbij worden ook meteen de betalingen met die facturen netjes aan elkaar gelinkt. Elke twee weken overloop ik dan ook nog eens de 'ontbrekende' zaken om te kijken of daar iets van opgelost kan worden. Als tussen die ontbrekende zaken (de sokkenmand) dan een waslijst aan oude zaken zitten, moet ook daar telkens weer tijd en energie heen gaan. Daar loop ik als boekhouder ook niet echt enthousiast over. 


Maar in welke tool deze samenwerking dan ook gebeurt, of het nu Yuki is of een andere tool, maakt eigenlijk niet echt het verschil. Het gaat om de verantwoordelijkheid van de ondernemer om de eenzame sokken te zoeken en zo zijn of haar eigen tijd (en die van de boekhouder) beter te waarderen.

Mijn tip hierbij :

Maak in je agenda minstens 1 dag per maand vrij om je boekhouding na te kijken en alles op te lossen als er nog oude openstaande zaken zijn. Sleep deze niet maand na maand mee. Neem de telefoon op en bel de leverancier van wie je nog een document verwacht en zet alles steevast meteen in je boekhouding.

En met die vrijgekomen tijd kan jij als ondernemer eindelijk dat boek lezen dat op je boekenplank ligt of die cursus die je aankocht ook echt gaan volgen en toepassen in je bedrijf.

Pin It on Pinterest