Een nieuw dat van start is gegaan en dus ook nieuwe richtlijnen voor de boekhouding.

Je werkt wellicht reeds met de files voor dagontvangsten zoals vorig jaar.

Je kan hieronder straks de versie van de dagontvangsten voor 2019 downloaden.

Maar er is een belangrijke wijziging .... en niet zo een leuke voor digitale ondernemers.

Bij recente onverwachte controles bij collega's hebben zelfstandigen die met een dagontvangstenboek werken fikse boetes opgelopen omdat ze niet over een dagdagelijks bijgewerkte papieren versie beschikten. (1.500,00 euro per niet ingeschreven dag).

Dit willen we natuurlijk ten allen tijde vermijden.

De wetgever heeft wel een richtlijn uitgewerkt voor het digitaal bijhouden van een dagontvangstenboek maar hier dienen ook nog steeds alle richtlijnen van het papieren dagboek in acht worden genomen.

Je moet dus volgende regels naleven:

  • dagelijks de dagontvangsten inschrijven.
  • de inschrijving moet per btw tarief in een kolom staan (mag ook per product én btw tarief)
  • de inschrijving mag niet op losse bladen (dus of in een gebonden dagontvangstenboek of de excel bladen afdrukken en inkleven)
  • het dagboek moet voorafgaan genummerd zijn
  • het dagboek moet per 12 maanden worden bijgehouden
  • het dagboek moet altijd op jouw vestigingsadres aanwezig zijn of digitaal raadpleegbaar.
  • je moet een verantwoordingsstuk hebben voor de totalen die je inschrijft (dus ofwel een afdruk uit de kassa ofwel een overzicht van de ontvangen bedragen per dag in een schriftje of agenda).

--> inschrijvingen in het dagontvangstenboek die niet overeenstemmen met een van voorgaande regels krijgen een boete van 125,00 euro per overtreding.


Het excel dagontvangstenboek op zich, zoals wij het aanbevelen is dus door de fiscus niet langer als voldoende bewijskrachtig en sluitend beschouwd.

Een verkoop die meer dan 250,00 euro (per stuk) bedraagt moet afzonderlijk in het dagontvangstenboek worden vermeld of er moet een verantwoordingsstuk zijn dat duidelijk omschrijft welke goederen/diensten voor die 250,00 euro werden aangekocht.

Elke inschrijving, op dagbasis mag namelijk niet meer aangepast worden en dient daarom via een digitale handtekening in het digitale dagontvangstenboek te worden versleuteld.

Dat kunnen we in de eenvoudige excel versie niet.

Voorlopig zijn er 3 oplossingen voorhanden:

  1. Je houdt op je zetel een papieren dagontvangstenboek  dat je trouw dagelijks correct inschrijft.
    Je telt aan het einde van de maand alle bedragen samen en noteert deze onderaan de kolommen.
    Je scant het blad in en zet dit in Yuki.
  2. Je houdt op je zetel een papieren dagontvangstenboek dat je trouw dagelijks correct inschrijft.
    Je neemt aan het eind van de maand alle bedragen over in de Excel files waardoor het samentellen gewoon automatisch en foutloos verloopt.
    Je schrijft de totalen ook over in jouw papieren versie.
    Je zet de pdf van het excel dagontvangstenboek in Yuki.
  3. Je gaat werken met een digitaal dagontvangstenboek waarbij je vanop smartphone/ipad/kassa alle verrichtingen meteen registreert. (Hiervoor is kassasoftware een aanraden. Stuur me een mailtje als je meer informatie hierover wil.

Als digitaal kantoor wringt deze werkwijze (vooral 1 en 2) met onze efficiënte - missie, maar we willen jullie geen onnodige boetes op de hals laten halen omdat de hele BTW-administratie niet mee is in dit verhaal.

Hieronder kan je alvast jouw dagontvangstenboek van 2019 downloaden in excel.

Hieronder kan je de aangepaste handleiding van 2019 downloaden. ( Deze vervangt eerdere handleidingen). 

Het papieren dagontvangstenboek kan je kopen in de betere kantoorbenodigdhedenwinkel (AVA, speciaalzaken, ...). Deze zijn van het merk Exacompta en heet het register van dagontvangsten.

Heb je nog vragen of bedenkingen hierbij? Deel ze gerust. We zoeken samen naar de meest efficiënte en tegelijk correcte manier van werken.

Pin It on Pinterest