Op deze pagina vind je alle informatie om vlot aan de slag te kunnen met Yuki.

1. Wat heb je nodig?

Voordat je begint, is het belangrijk om te kijken of jouw computer en scanner klaar zijn om in Yuki te gaan werken.

Het Yuki platform is ‘webbased’. Dat wil zeggen dat je enkel een computer, internet en een browser nodig hebt. Toch is het relevant welk besturingssysteem en welke browser je gebruikt. Aan de computer op zich worden niet veel eisen gesteld, wel aan het besturingssysteem en de browser.

Computer

Gebruik je een oudere Windows versie dan Windows Vista of 7 dan kan je problemen ondervinden. Neem dan contact op met onze helpdesk.

Naast de instellingen voor jouw browser, is het eveneens van belang dat je met de goede resolutie werkt. Dit kan je nakijken door met de rechtermuisknop op jouw bureaublad te klikken en daar te kiezen voor “schermresolutie”. Hier kies je de hoogst mogelijke resolutie. Yuki werkt het best met een resolutie van 1920x1200. Indien deze resolutie niet beschikbaar is voor jouw computer, kan je tevens aan de slag met Yuki met een resolutie van 1920x1080.

Internet

Omdat Yuki volledig in de cloud werkt, moet je toegang hebben tot het internet om aan te melden. We adviseren het gebruik van een zogenaamde breedbandverbinding. Het aanleveren van documenten (uploaden of scannen) kan in andere gevallen zeer traag worden. Om Yuki te raadplegen kan je ook een smartphone gebruiken.

Voor Windows gebruikers raden wij Internet Explorer aan of Google Chrome. Voor een Mac is het aanbevolen om met Google Chrome te werken.

Internet Explorer

Yuki werkt het best op Internet Explorer 8.0 of hoger. Heb je een oudere versie van Internet Explorer dan adviseren we deze eerst te upgraden. Dat kan je gratis doen op de site van Microsoft (Google naar Internet Explorer 8 download).

Je dient eerst een aantal instellingen goed te plaatsen zodat je zo efficiënt mogelijk te werk kan gaan. Eerst en vooral ga je naar “extra” en daar kies je voor de optie “internetopties”. Er opent hierdoor een nieuw scherm en je krijgt verschillende tabbladen te zien. Hier kies je eerst het tabblad “beveiliging” en dan vink je “vertrouwde websites” aan. Je voegt hier volgende websites toe: https://*.yukiworks.be en https://*.yukiworks.nl. Hierna ga je naar het volgende tabblad, namelijk “privacy”, om daar de pop-up blokkering op te heffen.

Naast de instellingen van vertrouwde website en het opheffen van de pop-upblokkering, dien je ook de “instellingen voor compatibiliteitsweergave” te bepalen. Je vult hier het volgende in: yukiworks.be en yukiworks.nl.

De laatste instelling in Internet Explorer betreft de invoegtoepassingen. Dit kijk je na door te klikken op “geïnstalleerde toepassingen” en deze te veranderen naar “alle invoegtoepassingen”. Check dan of jouw pdf-reader is ingeschakeld.

http://help.yuki.nl/documents/homepage/browser-instellingen 

Google Chrome

Ook voor google Chrome-gebruikers zijn er enkele instellingen vereist. Bij deze browser, dien je te beginnen met te klikken op ‘Google Chrome aanpassen en beheren’. Hier kies je voor de optie ‘Instellingen’ en klik je op ‘Geavanceerde instellingen weergeven’. Bij ‘Privacy’ kies je voor ‘Instellingen voor inhoud’ en klik je bij ‘Plug-ins’ op ‘Afzonderlijke plug-ins beheren’. Daar kijk je na of Adobe Flash Player ingeschakeld is. Daarna klik je bij ‘pop-ups’ op ‘Uitzonderingen beheren’ en vul je volgende websites in: https://[*.]yukiworks.be:443 en https://[*.]yukiworks.nl:443.

De scanner

Drie elementen zijn essentieel bij de selectie van een scanner:

 _Mogelijkheid tot kleurherkenning;

 _Minimum van 300 DPI scannauwkeurigheid;

Aanwezigheid van een automatische doorvoer.

Dit scanapparaat dient via een kabel(netwerk) te worden aangestuurd. Een draadloze aansturing kan de snelheid in ernstige mate beperken.

Op basis van onze ervaring adviseert Yuki een Canon P215-II. Yuki heeft ook positieve ervaringen opgedaan met de HP fotosmart all-in-one C7280.

2. Hoe start je met Yuki?

Hoe log ik in?

Wanneer je accountant jou als ondernemer heeft aangemaakt in Yuki, zal je een mail ontvangen met een loginlink en wachtwoord. Dat kan je gebruiken om in te loggen in Yuki. Dit wachtwoord is slechts tijdelijk en zal je moeten veranderen in je eigen wachtwoord voor optimale beveiliging. Voor de volgende keren heb je toegang met het laatst gekozen wachtwoord en het emailadres waarop je de loginmail hebt ontvangen.


3. Hoe werk je met Yuki?

Hoe lever je documenten aan?

Gezien je jouw documenten via verschillende wegen ontvangt, kan je deze dus ook op verschillende manieren aanleveren. Dit kan op 5 manieren.

1. Scannen

2. Uploaden

3. Dropbox

4. Google Drive

5. E-mail


1. Scannen

Scanner instellen

Je dient de scanner zelf in te stellen. Gebruik daarvoor de software die bij de scanner werd meegeleverd. Geef de volgende instellingen in:

- Formaat van de documenten: bij voorkeur JPEG (JPG)

- Scan in kleur of in grijstinten, niet in zwart/wit

- Resolutie 300 dpi

- Kwaliteit gemiddeld

Je kan de documenten ook in pdf-formaat aanleveren. Dan moet je er wel zelf voor zorgen dat je maar één factuur per pdf aanlevert. Een factuur die uit meer dan één blad bestaat moet je in één keer scannen. Yuki kan achteraf geen pdf-bestanden samenvoegen.

Bij een JPEG of PNG-formaat kan dit wel, je kan dus 10 facturen tegelijk inscannen in 1 JPEG formaat.

Scannen voorbereiden

-  Verwijder nietjes, paperclips, etc.

 - Zorg dat alle velletjes los van elkaar zijn, zodat ze niet aan elkaar ‘kleven’ tijdens het scannen

 - Tel het aantal vellen papier dat je op de scanner legt, zodat je achteraf kan controleren of elk velletje is meegekomen

 -Scan in batches van maximaal 25 vellen, dat maakt het controleren achteraf eenvoudiger

- Zorg dat documenten die uit meer dan 1 vel bestaan ook na elkaar gescand worden

 -Let op of er op de achterkant van een document belangrijke informatie staat die nodig is voor de

administratie.

2.Uploaden

Documenten uploaden is het versturen van bestanden van de computer naar het domein op het internet. Dit kan je gebruiken om eerder gescande documenten te versturen

Je kiest in jouw platform voor Uploaden (symbool met wolkje en pijl)

Je kan dan kiezen in welke map je wil gaan uploaden door op de map te klikken. Onderaan de mappenrij verschijnt altijd een beetje uitleg over de inhoud van de map.

 Weet je het niet zeker ? Dan mag je ook gewoon de map ‘uitzoeken Yuki’ nemen, en dan nemen wij dit voor onze rekening.

3.Dropbox

Het is mogelijk om Yuki te koppelen met een Dropbox account. Hierbij deel je een specifieke map binnen Dropbox met Yuki via een unieke code. Je slaat hier de documenten op die in de administratie verwerkt moeten worden. Dropbox fungeert hier als het ware als een doorgeefluik. Elke 5 minuten worden alle documenten automatisch opgehaald en in het desbetreffende domein op het Yuki platform geplaatst. De Dropbox is dus standaard leeg.

In de Yuki postbus vind je de link ‘Yuki Dropbox’, hier staat uitgebreid beschreven hoe je de documenten moet aanleveren en je Dropbox mappen kan delen.

Vanaf de iPad en iPhone is het nu ook heel gemakkelijk om bestanden naar Yuki over te zetten, dankzij de Dropbox App.


Tip:

 Met een Gmail add-in kan je ook direct (factuur) attachments in Dropbox stoppen. Hierdoor hoef je niet de gehele e-mail door te sturen (forwarden) naar Yuki maar kan je het direct opslaan in de met Yuki gedeelde folder in Dropbox en verwerkt Yuki het document direct.

 Bij het scannen vraagt de scanner telkens in welke map de gescande documenten moeten worden opgeslagen. Wanneer je hier kiest voor de gedeelde Dropbox-map, doet Yuki de rest.

4.Google Drive

Hier geldt hetzelfde principe als voor Dropbox. Het aanleveren van documenten doe je door bestanden naar je met Yuki gedeelde Google Drive map op te laden. De naam van je domein is voor jou gereserveerd. Door op de google Drive-button te klikken, opent een pagina met de nodige info voor installatie.

5.Mailen

Je kan ook documenten mailen (of laten mailen). Heel handig voor leveranciers die e-facturen sturen. Ieder domein heeft een eigen e-mailadres: <mijndomein>@yukiworks.be. Leveranciers die hun facturen elektronisch sturen, kunnen ze rechtstreeks naar dit e-mailadres sturen. Je kan ze natuurlijk ook zelf doorsturen naar dit adres. Deze documenten komen rechtstreeks in de workflow van jouw accountant terecht.

Je vindt jouw persoonlijk email adres  terug als volgt:

Klik op het logo bovenaan in Yuki

Kies voor ‘Mijn domein’

In het overzicht met jouw bedrijfsgegevens staat ook het emailadres voor het aanleveren van documenten

Noteer hier jouw persoonlijke als een contactpersoon in je mailprogramma.

Extra tips en weetjes

Soorten documenten

o Bonnetjes:

De makkelijkste manier om bonnetjes op te laden is via de Yuki App. Hiermee kan je op eender welk moment het bonnetje inbrengen in Yuki door middel van het nemen van een foto en het snel aanvullen van de nodige gegevens.

o Herinneringen en aanmaningen:

Aanmaningen en herinneringen hoeven normaal niet geboekt te worden in de administratie. Alleen als er op de aanmaning een boete of rente staat die betaald moet worden dient de aanmaning te worden aangeleverd.

Staat er op de aanmaning een factuur die nog niet in de administratie voorkomt, vraag dan aan de leverancier een kopie van die factuur. Dat is beter voor de btw.

o Overige documenten:

Laat alle documenten aanleveren die van belang kunnen zijn voor het verwerken van de

administratie. Denk aan belastingaanslagen, boetes, treinkaartjes, etc. Liever een

document te veel dan één te weinig.

4. Hoe communiceer je met het team van BoekhouderOnline?

Vragen

Nadat de documenten en banktransacties van een administratie zijn aangeleverd, gaan Yuki en het team van BoekhouderOnline direct aan de slag om alles te verwerken binnen de 24 uur op werkdagen. Deels gebeurt dit automatisch, deels met de hand. Het kan voorkomen dat sommige inkomsten of uitgaven niet direct geplaatst kunnen worden, zeker in de zogenaamde opstartfase van een administratie.

Mocht dat het geval zijn dan biedt Yuki de mogelijkheid om over het document of de banktransactie een vraag te stellen.

Die vragen vind je terug in de Yuki postbus. Je krijgt een e-mail notificatie zodat je weet dat een medewerker van je boekhoudkantoor een vraag aan je heeft gesteld. Bekijk en beantwoord de vragen regelmatig.

Hieronder wordt uitgelegd hoe je achtereenvolgens een vraag stelt over een document (met link naar document) of een banktransactie.

Vraag over een document

Als je het betreffende document op jouw scherm hebt staan kan je gebruik maken van de link ‘Nieuwe vraag’ of de knop in de taakbalk om een vraag aan de medewerker of accountant te stellen. Je kan dan je vraag intypen. Klik op ‘Versturen’ om de vraag (met een link naar het document) te verzenden.

Vraag over een banktransactie

Een vraag over een banktransactie (met een link naar de transactie) kan je stellen door, als je de betreffende banktransactie op je scherm hebt, te klikken op de knop of door ‘Alt+G’ in te typen.

Algemene vraag 

Een algemene vraag (die dus geen betrekking heeft op een specifieke transactie) kan je op de volgende manieren stellen:

Je kan op de knop met het tekstballonetje en de vraag klikken en selecteren, Ik heb een vraag over de administratie.

Je kan ook helemaal onderaan in de werkbalk kiezen voor STEL EEN VRAAG.

5. Hoe doet jouw bedrijf het?

Via de Monitor kan je , zodra alle aangeleverde informatie is verwerkt, zelf op elk moment nagaan hoe jouw bedrijf het doet .

Je krijgt in eerste instantie een korte samenvatting van de cijfers. Om hierop te kunnen inzoomen en doorklikken heb je de Yuki licentie van 25 euro/maand nodig.

Bij een eerste bespreking van deze cijfers neemt jouw boekhouder dit uitgebreid met je door.

Veel plezier alvast in het ontdekken van jouw Yuki platform.

Yuki heeft zelf ook een heel handige pagina met webinars waar je heel duidelijk alle functies van Yuki kan doorlopen. 
Een aanrader is zeker het Webinar Yuki Basics.
Via de button hieronder kan je dit webinar bekijken.


We vullen deze pagina regelmatig bij met nieuwe filmpjes, gemaakt door Yuki zelf.

Documenten uploaden in Yuki

De zoekfunctie in Yuki

Hoe werkt Yuki (volledig filmpje)

Zoeken in het digitaal archief

Verkoopfacturen maken in Yuki

Yuki als CRM pakket 

Van start gaan met Kassatellen


Insert Image

Pin It on Pinterest