Digitaal samenwerken als consultant


Ik neem je vandaag even mee in het verhaal van Line. Line is 28 en heeft enkele jaren gewerkt als analiste na haar studies. Ze heeft heel boeiende contacten gelegd en is gepassioneerd door haar job. Links en rechts krijgt ze meer en meer aanvragen om haar visie over projecten te geven. Line wil wel iedereen helpen maar haar huidige werkgever heeft daar geen ruimte voor.

Bij de jaarlijkse evaluatie , die alweer lovend is, gooit Line het eruit : Mag ik niet op zelfstandige basis voor jullie blijven werken? Ik zou er buiten mijn reguliere werkuren die we afspreken nog zoveel andere ondernemingen kunnen met verder helpen? Haar werkgever , die gelukkig niet te eng denkt, stemt toe. Line gaat vanaf nu 4 dagen op zelfstandige basis werken voor haar huidige werkgever en kan die andere aanvragen nu ook eindelijk positief beantwoorden.


Thuis vertelt Line enthousiast over haar plannen. Ze staat te popelen om van start te gaan.

Het thuisfront reageert gematigd positief, want "hé, zelfstandige, dat is ook veel risico en papierwerk', en  , ' heb je al een boekhouder?'.

Line duikt diezelfde avond achter haar computer en gaat op zoek naar een boekhouder.

Ze maakt, uiteraard vanuit haar expertise een lijstje op met waaraan die boekhouder moet voldoen:

  • vlot bereikbaar via mail want zo communiceert zij ook het makkelijkst
  • haar kunnen uitleggen hoe de vork in de steel zit in een begrijpbare taal
  • kennis hebben van online boekhouding want ze gaat zich echt niet meer met papieren facturen bezighouden
  • haar op tijd en vooraf adviseren over de te nemen stappen in haar onderneming zodat haar focus maximaal is bij wat ze het liefste doet

Line polst even via LinkedIn binnen haar netwerk van andere consultants en komt zo op de website van BoekhouderOnline. Via de online agenda boekt ze meteen een online kennismakingsgesprek in. Lekker makkelijk want ze ziet meteen de beschikbare momenten, legt die naast haar eigen agenda en kan zo op haar vrije dag een uurtje reserveren.

Online kennismaken

Meteen na de reservatie in de online agenda ontvangt Line een mailtje met daarin nog eens de precieze informatie van de afspraak.

Twee dagen later klikt ze op de link die in de mail staat en zit ze meteen in de online vergaderzaal van BoekhouderOnline.

Cindy en Line maken even kennis. Line vertelt over haar plannen en verwachtingen en Cindy legt haar haarfijn uit welke praktische stappen er eerst moeten genomen worden om correct van start te gaan:

  • Inschrijving als zelfstandige (kan ook volledig online)
  • BTW nummer activeren
  • Digitaal alle volmachten en opdrachtbrief met BoekhouderOnline in orde brengen
  • Contract opstellen met de opdrachtgevers
  • Afspraak maken met de verzekeringsmakelaar om de verplichte verzekeringen na te kijken.
  • Yuki administratie opzetten waarin Line ook meteen haar eigen facturen kan maken.

Line's ervaring:

Hoewel Line weloverwogen met dit hele avontuur als zelfstandige is gestart, ontdekt ze tijdens dit gesprek dat er toch een aantal zaken zijn waar ze niet meteen heeft aangedacht.

Cindy stelt haar gerust dat ook niet alles vanaf dag 1 hoeft opgestart te worden maar dat het even financieel alles in kaart brengen wel enorm helpt om de juiste beslissingen te maken.

Cindy bezorg Line nog een samenvatting van hun gesprek en maakt al een eerste raming van Line's financieel plan.

Die administratie digitaal krijgen:

Line is nu 1 maand zelfstandige en is klaar om haar eerste facturen te maken.

Dankzij de opstarttraining van Yuki die met handige voorbeeldfilmpjes werd gegeven, is het Line gelukt om elke uitgave die ze al heeft via de Yuki app of via mail netjes doorgestuurd naar haar Yuki boekhouding. 
Nu is het tijd om de eerste facturen uit te sturen. Ze heeft hiervoor een online call ingepland met Cindy die haar toont hoe ze dit in Yuki zelf kan doen of hoe ze bijvoorbeeld een timetracking systeem meteen aan facturatie kan gaan koppelen wat voor haar als consultant wel handig is. 

Haar logo en huisstijl worden ook meteen goed gezet en die avond stuurt ze haar eerste 3 facturen de deur uit.

Line's ervaring:

Line is best vertrouwd met diverse software en tools.

Ze had echter , net met al die extra opdrachten geen tijd om een volledig nieuw boekhoudpakket te gaan aanleren.

Maar Yuki software voor ondernemers is zodanig visueel opgebouwd dat er geen nood is aan urenlange trainingen. Het systeem is eenvoudig : Line levert documenten aan , haar bankrekening komt automatisch toe , haar verkoopfacturen zitten meteen in Yuki en Yuki verwerkt samen met het team van BoekhouderOnline alles binnen de 24 u.

BTW aangifte:

Line's tante werkt ook in een boekhoudkantoor. Bij Paasbrunches of nieuwjaarsfeestjes is dan ook steevast wat ze van haar tante te horen krijgt : Die helse BTW piekmomenten. Dubbele shiften draaien tegen een als maar sneller dichterbij komende deadline.

Line bereidt zich dan aan het einde van haar eerste kwartaal ook voor op die 'piek'. 

Echter, aangezien ze elke week gewoon netjes haar documenten aanlevert , meteen in Yuki, is het enige wat ze ontvangt rond de 10e dag na het kwartaal , een mailtje van BoekhouderOnline over haar BTW die ze moet betalen , tegen welke dag en op welke rekening.

Omdat dit de eerste BTW aangifte is, volgt er bovendien nog een extra woordje uitleg over de opbouw van die BTW aangifte.

Line's ervaring:

Line had geen idee wat die BTW aangifte precies zou gaan inhouden.
Het team van BoekhouderOnline had haar echter, toen ze eens een factuurtje aanleverde waar haar eigen BTW nummer niet op vermeld stond, meteen een woordje uitleg gegeven over het belang hiervan voor de komende BTW aangifte en haar een oplossing aangereikt voor eventuele correcties. Line hoefde haar boekhouder geen mappen te bezorgen die dan binnen een super korte deadline nog in de boekhouding moesten komen. Alles zat er al netjes in.

Besprekingen met een online boekhouder:

De kennismakingscall en de eerste online call om met Yuki aan de slag te gaan, hadden Line reeds een voorproefje gegeven van hoe je ook online met je boekhouder kan afspreken.

Elk kwartaal heeft ze dan ook de mogelijkheid om een plaatsje te reserveren om even af te toetsen hoe het met haar onderneming gesteld is , vooruit te kijken, vragen te stellen.
Elk kwartaal ontvangt ze bovendien al een kleine update over eventuele voorafbetalingen naar de belastingen , aanpassingen van de sociale bijdragen en een raming van het resultaat op jaarbasis.

Line's ervaring:

Als starter heeft Line best wel veel vragen. Aangezien ze een vaste prijs per maand betaalt, waarin ze duidelijk weet wat inbegrepen zit, aarzelt ze niet om haar vragen tussendoor op mail te zetten. Bovendien wil ze ook op regelmatige basis even horen of de cijfers volgens de verwachtingen die ze aan het begin had liggen.
Die online call's zijn bovendien een ideaal moment om de band met Cindy op te bouwen en te onderhouden. Hier hebben we ook na een jaar de evaluatie gemaakt dat ze vanaf 1 januari via een vennootschap gaat werken en dat het haalbaar is om vanaf de zomer een freelancer in te schakelen voor een bepaald niche binnen de opdrachten.


“Digitaal samenwerken met BoekhouderOnline was de beste beslissing die ik voor mijn onderneming had kunnen nemen.

De rust die ik hierdoor heb gekregen over mijn cijfers én geld, heeft me de mogelijkheid gegeven om te groeien”

Line, consultant

Wil jij net als Line met veel meer gemak je boekhouding en administratie de baas?


Je kan meteen een kennismakingscall met ons inplannen via onderstaande link.

Tot gauw,

Pin It on Pinterest