Moet je facturen, die je al hebt ingescand en in je boekhouding hebt verwerkt eigenlijk nog in een map of doos bewaren?

Of mogen die door de shredder ?

Je bent al zover dat je je facturen , die nog per post toekomen, inscant en digitaal bewaart.

Goed bezig !

Maar wat moet je nu met die papieren facturen?

Stop je die alsnog in een map of een doos ?

Of mag je die documenten verscheuren en weggooien?

De Federale Overheidsdienst Financiën heeft hierover (eindelijk) een advies uitgeschreven.

Ik vertaal het even in begrijpbare woorden voor jou.

Je mag de documenten digitaal bewaren als je de volgende zaken kan aantonen:

- Authenticiteit : dit betekent dat je moet kunnen blijven aantonen van waar het document komt. De gegevens van de leverancier moeten dus duidelijk vermeld staan.

- Integriteit : er mag aan het document dat digitaal bewaard worden niets meer gewijzigd worden.
Een pdf document is dus een veilig alternatief.

- Onmiddellijk en zonder uitstel kunnen voorleggen op vraag van de controleur.
Je mag de documenten dus ook op een server online bewaren.
De enige voorwaarde is dat je dit op verzoek van de controle ook kan raadplegen.

Belgische zelfstandigen moeten hun boekhouding ook in België bewaren. Nu geldt dit uiteraard niet voor documenten die je 'in the cloud' gaat bewaren want deze servers bevinden zich vaak in het buitenland.


Ben jij al helemaal digitaal?


Groetjes,

Cindy van BoekhouderOnline

Pin It on Pinterest